Наказ 124 Інструкція з діловодства у Збройних Силах України є обов’язковим для всіх військових частин, штабів та інших підрозділів ЗСУ, оскільки правильне ведення діловодства впливає на ефективність управління, контроль за документами та їх збереження.

Основні положення Інструкції з діловодства ЗСУ

Наказ є основним нормативним документом, який регламентує ведення діловодства у Збройних Силах України (ЗСУ). Він встановлює вимоги щодо оформлення, зберігання та обігу документів, які використовуються у військових структурах.

Інструкція з діловодства у ЗСУ, затверджена наказом МОУ 124, включає наступні ключові аспекти:

1. Загальні правила документообігу. Вимоги до створення, реєстрації, збереження та архівації документів, категоризація документів за рівнем важливості та секретності та використання електронного документообігу у військових структурах.
2. Оформлення офіційної документації. Стандарти оформлення наказів, розпоряджень, звітів та службових записок, використання бланків із відповідними реквізитами та дотримання вимог державного стандарту оформлення документів.
3. Ведення обліку та контроль за виконанням документів. Відстеження строків виконання службових документів, відповідальність осіб за порушення правил документообігу та організація контролю за службовим листуванням та оперативним реагуванням на накази.

Кожен військовослужбовець, відповідальний за ведення документації, повинен знати та виконувати положення наказу МОУ 124.

Додатки до Наказу 124 МОУ

Наказ Міністерства оборони України №124 визначає порядок ведення діловодства у Збройних Силах України, включаючи спеціалізовані облікові документи. Для забезпечення контролю за документацією у військових частинах передбачено низку додатків, серед яких ключове місце займають спеціальні журнали та книги обліку. Основні додатки до Наказу МОУ №124 включають:

1. Книга обліку робочих зошитів: призначена для реєстрації та контролю за використанням робочих зошитів у підрозділах.​
2. Журнал обліку бланків суворої звітності: використовується для обліку та контролю за бланками документів суворої звітності.​
3. Журнал реєстрації вхідних документів: служить для фіксації та відстеження всіх отриманих підрозділом документів.​
4. Журнал реєстрації вихідних документів: призначений для обліку та контролю за документами, що відправляються з підрозділу.​

Використання цих додатків сприяє впорядкуванню діловодства, підвищенню ефективності роботи з документами та забезпеченню належного контролю за їх обігом.

Книга обліку робочих зошитів

Військові частини та установи використовують робочі зошити для ведення навчальних записів, службових нотаток, аналітичних розрахунків та інших важливих завдань. Однак через їх часте використання необхідний контроль, щоб уникнути безсистемного розподілу та втрати інформації. Ця книга забезпечує:

• Контроль за кількістю виданих та використаних зошитів.
• Облік осіб, які отримали або повернули зошити.
• Фіксацію цільового призначення зошитів.
• Підтвердження отримання матеріалів відповідальними особами.

Цей документ ведеться відповідальною особою з діловодства або матеріально відповідальною особою військової частини. Вона зобов’язана контролювати точність записів, а також забезпечувати збереження книги в належному стані.

Зберігання книги обліку робочих зошитів має особливі вимоги для забезпечення безпеки і доступу до документації. Всі військові документи, в тому числі й книга обліку робочих зошитів, повинні зберігатися у спеціально відведених місцях, що забезпечують їх надійне зберігання та запобігають несанкціонованому доступу. Під час зберігання книги обліку важливо проводити регулярні перевірки наявності документів і правильність їх обліку, щоб уникнути втрат або пошкоджень.

Журнал обліку бланків суворої звітності: важливість і порядок ведення

Журнал обліку бланків суворої звітності є важливим інструментом для забезпечення правильності та організованості ведення документації у Збройних Силах України та інших державних установах. Він дозволяє вести контроль за обігом документів, що мають юридичну та фінансову значущість, таким чином знижуючи ймовірність помилок, втрат та зловживань.

Оскільки бланки суворої звітності використовуються для складання офіційних звітів, наказів і документів, їх правильне використання та облік є обов’язковим. Це дозволяє уникнути зловживань та втрат. Ведення журналу допомагає мінімізувати ризик несанкціонованого доступу до важливих документів, що може призвести до порушення внутрішніх норм і законодавства.

Журнал обліку ведеться матеріально відповідальною особою або особами, які займаються обліком і контролем за документацією в організації. У Збройних Силах України це можуть бути військові чиновники, призначені для ведення діловодства, які мають доступ до документів і не несуть відповідальності за їх збереження.

Журнал повинен зберігатися в умовах, що забезпечують його захист від несанкціонованого доступу. Це можуть бути:

• Спеціально обладнані шафи чи сейфи для зберігання важливих документів.
• Обмежений доступ до журналу для осіб, які не мають прямого відношення до ведення обліку.

Термін зберігання журналу залежить від внутрішніх нормативних актів організації, зазвичай це 3-5 років.

Журнал реєстрації вхідних документів та Журнал реєстрації вихідних документів

У кожній організації, зокрема у Збройних Силах України, важливу роль у правильному обігу документів відіграють журнали реєстрації вхідних і вихідних документів. Вони є основними інструментами для забезпечення контролю, збереження та відстеження документообігу, що дозволяє підтримувати високий рівень організації та безпеки в роботі з важливою документацією.

Журнал реєстрації вхідних документів — це офіційний записник, у якому реєструються всі документи, що надходять до організації. Вхідними документами можуть бути листи, накази, звіти, пропозиції та інші документи, отримані від зовнішніх або внутрішніх джерел.

Журнал реєстрації вихідних документів — це документ, у якому реєструються всі документи, що виходять з організації. Вихідні документи можуть включати накази, листи, відповіді на запити, звіти та інші документи, що відправляються за межі організації. 

Обидва журнали мають стандартні реквізити, які дозволяють здійснювати чіткий облік документів. Правильне зберігання журналів є важливим аспектом діловодства. Журнали повинні зберігатися в умовах, які забезпечують їх захист від несанкціонованого доступу, пошкоджень або втрат.

Додатки до Наказу 124 МОУ, зокрема облікові журнали та книги, є обов’язковими для ведення військової документації. Вони допомагають підтримувати порядок у діловодстві, забезпечувати контроль за документами та зберігати їх відповідно до вимог чинного законодавства.

Щоб забезпечити військовий підрозділ усіма необхідними обліковими журналами, скористайтеся послугами інтернет-магазину ukroblik.com.ua, який пропонує якісні друковані видання для ЗСУ.